La figura de la secretaria de dirección ha evolucionado mucho más allá de las tareas administrativas tradicionales. Hoy, su papel es imprescindible en la organización, gestión y el apoyo directo a la dirección.
En Cámara FP entendemos la importancia de esta transformación profesional, así que si buscas una profesión con gran demanda y posibilidades de crecimiento, quédate porque en este post veremos las funciones de secretaría y cómo formarte para desempeñar este rol.
Funciones de secretaría: más que simples tareas administrativas
En el puesto de secretariado de dirección, las funciones como contestar al teléfono y ordenar papeles han quedado ya en el pasado. De hecho, aprender cómo ser secretaria significa convertirse en un pilar estratégico para el funcionamiento eficiente de cualquier organización.
Hoy, las funciones de secretaria o secretario abarcan desde la gestión documental avanzada hasta la coordinación estratégica entre departamentos. Un puesto imprescindible que se traduce en la creación de más de 27.000 nuevas plazas de trabajo durante el último año.
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Gestión de agendas y reuniones
Una de las funciones de una secretaria o secretario de dirección es la organización del tiempo de los directivos. Implica coordinar disponibilidades, reservar espacios y preparar la documentación necesaria.
Esto incluye también la coordinación de viajes y eventos corporativos
Ser el primer contacto de la organización
Un secretario o una secretaria es siempre la primera impresión que se tiene al visitar o contactar con la empresa. Esto requiere habilidades de comunicación directa con los stakeholders (proveedores, clientes, etc.), proyectando la imagen corporativa de marca.
Su profesionalidad refleja directamente la cultura de la organización.
Administración y gestión
Por supuesto, entre sus competencias profesionales están la redacción y gestión documental así como la elaboración de informes, presentaciones y correspondencia oficial con perfecto dominio del lenguaje empresarial.
La mayor parte de las tareas administrativas de dirección está en manos del personal de secretaría de dirección.
Apoyo en decisiones y comunicación interna
Otro punto importante de las funciones de secretaría es facilitar el flujo de información entre departamentos y apoyar en la implementación de decisiones estratégicas.
En este trabajo se manejan datos estratégicos y confidenciales, ayudando a los directivos a centrarse en lo verdaderamente importante, filtrando distracciones y optimizando su tiempo. Son expertos en gestión del tiempo y en priorizar y decidir qué puede esperar y qué requiere atención inmediata.
¿Cómo ser secretario? Formación y competencias necesarias
Para destacar en el competitivo mundo del secretariado profesional, es necesario desarrollar un conjunto específico de habilidades y adquirir la formación adecuada.
Las funciones de un secretario requieren tanto aptitudes personales como conocimientos técnicos (hard skills):
Competencias imprescindibles para la función de secretario
Dentro de las soft skills más valiosas de este puesto de trabajo encontramos:
- Organización y gestión del tiempo: capacidad para priorizar tareas y cumplir con múltiples plazos.
- Comunicación efectiva: excelente expresión oral y escrita, con dominio del lenguaje empresarial.
- Idiomas: el inglés es fundamental, además es valorable tener un segundo idioma.
- Competencias digitales: en el desarrollo de las funciones de secretaría, el dominio de herramientas ofimáticas, plataformas de comunicación y software especializado.
- Proactividad y resolución de problemas: anticiparse a las necesidades y encontrar soluciones creativas.
- Inteligencia emocional: capacidad para gestionar situaciones tensas y relacionarse eficazmente con personas de diferentes niveles jerárquicos.
Diversos estudios muestran que el 85% de las empresas valoran especialmente la combinación de habilidades técnicas y competencias interpersonales a la hora de contratar. Por eso en Cámara FP contamos con el programa 10SK con el objetivo de entrenar las principales soft skills, potenciar tus puntos fuertes e identificar aquellos en los que debes mejorar para mejorar tu empleabilidad.
Formación recomendada para ser secretaria o secretario
Para acceder a puestos de secretaría de dirección una formación profesional específica marca la diferencia.
La mejor opción es nuestro Ciclo Superior Administración y Finanzas. El programa está elaborado acorde a las necesidades reales de las empresas y cuenta con un enfoque mayoritariamente práctico.
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Cámara FP: el camino para convertirse en un profesional de la asistencia de dirección
En Cámara FP entendemos que ser secretaria (o secretario) de dirección es mucho más que un trabajo; es una profesión estratégica que requiere formación especializada. Nuestro Ciclo de Administración prepara a los estudiantes para destacar en este campo con un enfoque práctico y actualizado:
- Formación práctica en administración: aprendizaje basado en casos reales y simulaciones de entorno laboral. En nuestro centro la formación se basa en retos del mundo real, no en teoría descontextualizada.
- Conocimientos actualizados en ofimática y comunicación empresarial: dominio de las últimas herramientas digitales y técnicas de comunicación profesional.
- Preparación para entornos multinacionales: formación en idiomas y protocolos internacionales, porque el mundo es cada vez más global.
- Prácticas en empresas líderes: gracias a nuestros convenios con más de 200 empresas, nuestros estudiantes acceden a prácticas profesionales de alto valor.
Y por último, nuestro centro de FP en Valencia tiene una empleabilidad del 93%, tras acabar el ciclo de formación profesional en menos de 6 meses
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Un rol con futuro brillante
Las funciones de secretaría han evolucionado hasta convertir esta profesión en un elemento estratégico para cualquier organización, es verdaderamente “la mano derecha” que permite a los equipos directivos maximizar su eficacia.
Con la formación adecuada y el desarrollo de las competencias clave, las oportunidades profesionales en este campo son amplias y diversas.
En Cámara FP preparamos a los profesionales que liderarán esta transformación, combinando conocimientos técnicos con las habilidades interpersonales que marcan la diferencia. Da el primer paso hacia una carrera sólida y con futuro. Accede a nuestra formación especializada.
